Основы работы с Microsoft Access

Дифференциальное исчисление http://premat.ru/

 

  • Общие сведения о Microsoft Access Система управления базами данных Microsoft Access является одним из самых популярных приложений в семействе настольных СУБД. Все версии Access имеют в своем арсенале средства, значительно упрощающие ввод и обработку данных, поиск данных и предоставление информации в виде таблиц, графиков и отчетов.
    • Базы данных как средство хранения и обработки информации
    • Запуск Access и открытие баз данных Мы не описываем здесь процесс установки Microsoft Access 2002, т. к. подробную информацию об установке можно найти в документации, которая входит в комплект поставки.
    • Создание новой базы данных При создании новой базы данных в процессе работы в Access прежняя база данных будет автоматически закрыта. Обратите внимание, что две базы данных в одном окне приложения Access одновременно открытыми быть не могут!
    • Рабочая среда Access Открыв базу данных Access, пользователь видит на экране главное окно Access и окно базы данных. Главное окно Access имеет вид, аналогичный окнам других приложений Microsoft Office.
      • Окна рабочей среды Access Каждое запущенное приложение Windows имеет свое окно, в котором выводятся результаты его работы — окно приложения. В данном случае окном приложения является главное окно Access. Кроме окна приложения, в Access широко используются еще два типа окон: диалоговые окна и окна документов.
      • Меню и панели инструментов В Access 2002 так же, как и в других приложениях Microsoft Office, используются два типа меню: раскрывающиеся и контекстные.
      • Окно базы данных Особым окном в Access является окно базы данных, которое позволяет получить доступ ко всем объектам базы данных и выбрать режим работы с объектом.
    • Использование справочной системы Access содержит обширную справочную систему и средства ее визуализации, готовые дать ответ на подавляющее большинство вопросов, возникающих у пользователя. При этом сведения, предоставляемые справочной системой, можно не только прочесть, но и скопировать в буфер обмена или вывести на печать
    • Вызов окна справки В левой части окна находится панель, которая содержит три вкладки, соответствующие трем способам поиска информации. В правой части отображается сама справочная информация
    • Работа с помощником В последних версиях пакета Microsoft Office в дополнение к классической справочной системе предлагается новое средство — Помощник по Офису (Office Assistant).
    • Другие средства получения справки Новое средство для быстрого ответа на вопрос появилось во всех продуктах Microsoft Office 2002. Это текстовое поле в правой части строки главного меню.
    • Работа с таблицами Предметом рассмотрения в данной главе являются таблицы — основной объект Access. Список таблиц, составляющих базу данных приложения, появляется в окне базы данных при первом открытии приложения.
    • Основные режимы работы с таблицами В новой версии Microsoft Access существуют четыре режима работы с таблицами: режим Таблицы (Datasheet View), режим Конструктора (Design View), режим Сводной таблицы (PivotTable View) и режим Сводной диаграммы (PivotChart View).
    • Создание таблиц В Access используются три способа создания таблиц: путем ввода данных (by entering data), с помощью Конструктора таблиц (in Design view) и с помощью Мастера создания таблиц (by using wizard)
      • Создание таблицы путем ввода данных Если вы затрудняетесь сразу определить структуру таблицы, Microsoft Access позволяет создать таблицу путем ввода данных в окно с традиционной табличной формой
      • Создание таблиц с помощью Мастера таблиц Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке Создание таблицы с помощью мастера (Create table by using wizard)
      • Создание таблицы с помощью Конструктора таблиц Теперь мы познакомимся с режимом Конструктора. В режиме Конструктора таблицы создаются путем задания имен полей, их типов и свойств.
        • Определение полей При создании таблиц в режиме Конструктора приходится задавать имена таблиц и полей в таблицах. При этом необходимо придерживаться ряда правил.
        • Свойства полей таблицы Для большинства типов данных характерно свойство Подпись (Caption). С помощью этого свойства можно задать названия полей таблицы, которые выводятся в различных режимах (в надписях, присоединенных к элементам управления формы, в заголовке столбца в режиме Таблицы
        • Использование Мастера подстановок Сделать более простым ввод значений в поле позволяет операция подстановки. Используя эту операцию, можно выбирать значения поля из списка.
        • Форматы отображения данных Свойство Формат поля (Format) на вкладке Общие (General) позволяет указать форматы вывода текста, чисел, дат и значений времени на экран и на печать.
        • Определение маски ввода Если свойство Формат (Format) управляет тем, как данные отображаются в поле таблицы, то свойство Маска ввода (Input Mask) позволяет контролировать ввод данных в таблицу.
        • Вставка, удаление и переименование полей таблицы Рассмотрим теперь, каким образом можно переименовывать, вставлять и удалять поля в режиме Конструктора таблиц.
      • Определение ключевых полей Выше неоднократно упоминалось понятие ключевого поля. Ключевое поле — это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице.
      • Создание и использование индексов С целью ускорения поиска и сортировки данных в любой СУБД используются индексы. Индекс является средством, которое обеспечивает быстрый доступ киданным в таблице на основе значений одного или нескольких столбцов.
      • Связывание таблиц на схеме данных Для того чтобы было удобно просматривать, создавать, удалять и модифицировать связи между таблицами, в Microsoft Access используется схема данных (Relationships)
      • Обеспечение целостности данных
    • Ввод и проверка данных
      • Навигация по таблице
      • Работа с записями Рассмотрим работу с записями в режиме Таблицы. Существуют три операции с записями: добавление записи, изменение записи и удаление записи.
      • Контроль и проверка введенных данных Microsoft Access может осуществлять проверку данных, вводимых в поле или запись таблицы. Чтобы проверить значение, вводимое в поле или запись, необходимо задать условие на значение
      • Ввод данных с помощью копирования и перемещения Ввод данных в таблицу можно осуществлять не только непосредственно с клавиатуры, но и с помощью команд копирования и перемещения.
      • Использование списков значений Для удобства ввода данных в поле таблицы в Microsoft Access предусмотрена возможность создания списков подстановок, из которых можно выбирать значения для ввода в данное поле.
      • Отображение подчиненных таблиц В Microsoft Access 2002 присутствует возможность отображения нескольких связанных таблиц в окне главной таблицы. Рассмотрим возможности отображения на примере таблиц "Типы" (Categories), "Товары" (Products) и "Заказано" (Order Details) базы данных "Борей"
    • Изменение внешнего вида таблицы В Microsoft Access существует понятие макета таблицы. Макет таблицы — это вид, в котором данные отображаются в окне в режиме Таблицы.
      • Печать таблицы Самым простым способом вывода таблицы на печать является использование кнопки Печать (Print) на панели инструментов База данных (Database).
      • Сортировка, поиск и фильтрация данных Данные, которые хранятся в таблицах базы данных, могут быть эффективно использованы только при условии если существуют простые и доступные средства поиска нужной информации.
        • Сортировка данных в таблице Операция сортировки данных используется всегда для удобства нахождения нужной информации. Когда на экране (или на бумаге) отображается таблица, гораздо легче найти нужную строку, если эти строки упорядочены.
        • Поиск и замена данных Из всех видов поиска самым медленным будет поиск по совпадению с любой частью поля, при этом не используется индекс, даже если поле, по которому выполняется поиск, проиндексировано.
        • Фильтрация данных В Microsoft Access предусмотрено четыре способа отбора записей с помощью фильтров: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр, поле Фильтр для (Filter For) и расширенный фильтр.
    • Репликация баз данных Что такое репликация? Это средство организации работы одного или нескольких пользователей с одним и тем же документом, базой данных или другими-файлами на разных компьютерах независимо, без одновременного доступа к файлам, но когда требуется поддерживать некоторую общую версию изменяемых файлов, содержащую в себе все последние исправления, сделанные независимо. Более конкретно, репликация — это процесс создания копий файлов, между которыми может осуществляться обмен обновляемыми данными или объектами. Такие копии называются репликами, а такой обмен — синхронизацией.
      • Портфельная репликация является удобным способом поддержания файла базы данных в обновленном состоянии при работе с ним на разных компьютерах, которые лишь иногда соединяются посредством кабельного соединения (локальной сети или прямого кабельного соединения), или обмен данными между ними выполняется с помощью переносного диска
      • Репликация баз данных Access Если говорить именно о репликации баз данных средствами Access, то репликой в данном случае называется каждая копия реплицированной базы данных.
      • Создание реплик базы данных Основная и обычная реплики базы данных создаются в Access одинаковым способом: с помощью команды меню Сервис, Репликация, Создать реплику (Tools, Replication, Create Replica).
        • Создание частичной реплики Частичная реплика (partial replica) — это реплика, содержащая лишь подмножество записей полной реплики (обычной реплики).
        • Синхронизация реплик Прямая синхронизация является прекрасным решением для случаев, когда реплики непосредственно подключены к локальной сети и находятся в общих сетевых папках.
        • Управление репликами Восстановление основной реплики. Если основная реплика в наборе реплик была повреждена, потеряна, переименована, удалена или перемещена, можно восстановить основную реплику.
      • Репликация проектов Access отличается от репликации баз данных. В проектах реп-лицируются только данные. Формы, отчеты и прочие объекты, содержащиеся в проекте, не реплицируются.
      • Репликация файлов на сервере Web Есть еще одно средство работы с базой данных в той ситуации, когда требуется синхронизация данных — это работа с данными в Web в автономном режиме (off-line), когда нет постоянного подключения к источнику данных.
    • Миграция приложений
      • Преобразование настольного приложения Access в приложение с архитектурой "клиент-сервер" Приложение, разработанное в среде Access, является настольным приложением. Оно может быть предназначено для одного пользователя или может быть многопользовательским.
        • Целесообразность перехода к клиент-серверной архитектуре Выбор архитектуры приложения главным образом зависит от поставленной задачи. Многие задачи успешно реализуются в небольших сетях с файловым сервером.
          • Надежность Наиболее важным требованием, которое обычно предъявляется к масштабным приложениям, является повышение надежности. Отдельные копии приложений, работающие на клиентских компьютерах в файл-серверных сетях, не имеют синхронизированного журнала транзакций
          • Производительность Повышение производительности является другой, иногда не менее важной причиной перехода к клиент-серверной архитектуре.
          • Масштабируемость Масштабируемыми (scalability) называют приложения, которые могут быть расширены (распределены) на большее число компьютеров, (возможно, использующих разные аппаратно-программные платформы) для обслуживания большего числа пользователей, но при условии, что такое расширение (то есть установка приложений на новые подключаемые к сети компьютеры) не потребует какой-либо переработки самого приложения.
          • Безопасность Сервер базы данных предоставляет более мощные средства защиты данных от несанкционированного доступа, чем настольные СУБД
        • Способы преобразования приложений Access для использования их с SQL Server Предположим, у вас имеется приложение Microsoft Access, которое необходимо приспособить для работы с сервером базы данных (например, Microsoft SQL Server). Существует несколько способов выполнения такого преобразования.
        • Разделение баз данных Небольшие приложения Microsoft Access обычно состоят из одного файла базы данных. Сетевое приложение удобнее создавать так, чтобы оно включало два файла MDB: первый — файл объектов данных (в нем хранятся таблицы), второй — файл объектов приложения (в нем хранятся все остальные объекты — формы, запросы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули VBA).
        • Перенос сетевого приложения на платформу SQL Server
          • Подготовительный этап Чтобы подготовить приложение к переносу на платформу SQL Server, рассмотрим процесс переноса базы данных Access 2002 в Microsoft SQL Server на примере приложения "Борей", входящего в комплект демонстрационных приложений Microsoft Access
          • Выполнение переноса При переносе базы данных в SQL Server, кроме таблиц, переносятся индексы и связи между таблицами. При этом индексы отображаются в соответствующие объекты SQL Server.
          • Подготовка клиент-серверного приложения к эксплуатации После переноса базы данных в SQL Server Мастер преобразования в формат SQL Server присоединяет к вашему приложению все созданные на сервере таблицы, старые таблицы делает локальными и создает документ — отчет о переносе базы данных, в котором описаны результаты работы мастера и все возникшие проблемы, если они были.
      • Использование приложений предыдущих версий Microsoft Access
        • Поддержка 2000 года в Microsoft Access Правила обработки вычислений, использующих даты, в Access достаточно сложны, поэтому обработка дат производится с высокой точностью.
        • Совместимость форматов баз данных разных версий Microsoft Access При разработке новых версий Access фирма Microsoft стремится обеспечить совместимость снизу вверх всех созданных ранее приложений.
        • Совместное использование базы данных в нескольких версиях Access В некоторых случаях не все пользователи многопользовательского приложения Access могут перейти к работе с новой версией Access одновременно.
        • Использование в Access 2000 и 2002 баз данных предыдущих версий без преобразования формата
        • Использование файлов объектов приложения предыдущих версий Access Если база данных, созданная в ранней версии Access: 2.0, 95 или 97, впервые открывается в Access 2000 или 2002, появится диалоговое окно, предупреждающее о том, что база данных имеет более раннюю версию, поэтому она недоступна для изменений.
        • Использование файлов объектов данных предыдущих версий Access Для разделенных баз данных возможно преобразование в формат Microsoft Access 2000 или 2002 только файла объектов приложения с сохранением прежней версии файла объектов данных.
        • Варианты преобразования баз данных в Access Приложение Microsoft Access поддерживает несколько вариантов преобразования форматов баз данных. В том числе и преобразование к форматам некоторых предыдущих версий Access.
          • Сравнение преобразования и импорта файлов предыдущих версий Access Есть еще одна возможность преобразования баз данных из предыдущих версий, кроме преобразования формата файла: импорт объектов баз данных.
          • Разрешение некорректных ссылок на библиотечные базы данных и надстройки Access Если база данных Access 2000 или 2002 содержит программный код, использующий объекты доступа к данным (DАО), то после преобразования ее в Access 97 и попытки ее использования возникнет проблема с разрешением ссылок на библиотеки Access.
          • Ограничения, связанные с преобразованием баз данных Access 2000 и 2002 в формат Access 97 База данных Microsoft Access 2000 или 2002 может быть преобразована в формат Access 97 только в том случае, если она не является репликой (преобразование реплик выполняется путем синхронизации с преобразованной основной репликой)
    Начертательная геометрия Машиностроительное черчение Моделирование Математика Физика